중소기업_기업경영 개선활동

2월24일(수) 최근 회장님, 사장님을 모시고 프레젠테이션(이하 'PT')을 진행했다.

(중견기업에서 6년 경력으로 구매관리 4년(2년은 겸직), 전산관리 4년(2년은 겸직)을 하였고, 중소기업으로 이직후 전산기획을 베이스로 업무개선 활동을 하고 있다.)

 

두분 모두 지금의 회사 이전에 다른 회사 운영 경험이 있으셔서 기업경영 개선활동의 필요성은 물론 알고 계셨을 것이다.

그럼에도 불구하고 PT를 하는 이유는 어떻게 일을 하고 있는지 보고하기 위함이 있다.

기획을하고 계획을 세우고 일을 추진함에 있어 중간 관리자로부터 보고가 잘 이루어 지지 않고 있다 여겨졌기 때문이다.

(내 직속 상사는 부장이 있는데 소통이 잘 되지 않는다..부장은 회장 아들이다.)

 

우선 최대한 간략하게 구성을 했다.

제목은 "업무 프로세스 개선 계획"으로 정했으며 목차는 다음과 같다.

개선활동은 정말 많은 종류가 있기에 그 중 가장 시급한 공통적인 흐름을 개선하는 것부터 출발하고자 설정했다.

 

[목차]

■ 목적 및 목표

■ 현황

■ 업무 프로세스 개선의 특징

■ 개선방안 및 방향

- 부서별 업무 흐름 및 문서양식 재정립.

- 자료 형식 및 양식의 표준화

- 직무와 직책에 맞는 교육.

 

 목적 및 목표는 중소기업이 더 큰 기업으로 나아가려 할때 잘 되지 않는 부분들로 잡았다.

보통 중소기업은 자료관리가 주먹구구식으로 관리되고 있다고 생각되고, 그로 인해서

경영자가 경영을 어떻게 할지 판단을 내리기가 어렵게 되어 있다.

 따라서, 목적은 기업 경영에 유의미한 정보 도출과 개선활동을 통하여 회사의 역량을 내외부적으로 키우는데 있다.

목표는 적시에 정보를 볼수 있는 자료를 만들어 내기 위하여 자료 관리를 표준화하고, 경영진이 원하는 정보를 만들어 내기 위한 개인 역량 향상과 개선 활동을 하고자하는 기업문화를 구현하는데 있다.

 

 현재 재직중인 곳은 중간 관리자가 부족하여 관리가 잘 되지 않는 구조로 되어 있다. 하부 관리자 혹은 사원은 업무를 진행하고 최고 경영자는 경영 방향을 정하고 있는데, 중간 관리자의 역량이 부족하여 정보가 제공되지 않고 있는 현상이다. 업력이 20년되는 회사에서 중간 관리자의 부재는 상당히 심각한 문제라 생각된다(인적자원관리가 중요한 이유.)

 따라서 외부에서 인력을 데려와 적응을 시킬 것인지 내부 인원을 성장시킬 것인지 정해야 하는 문제에 직면하게 되었으며, 내부 인원의 능력을 향상시키는 것으로 중간 경영진과 협의하였다.

 

 업무프로세스 개선의 특징은 여러가지로 구성할수 있겠으나 기간을 기준으로 장기, 중기, 단기의 특징이 있어 잘 배분하여 진행해야 한다고 하였다.

 

 부서별 업무 흐름 및 문서양식 재정립을 위해서 임직원 인터뷰 및 외부 자료를 찾았고 기존 경력과 경험을 토대로 업무 프로세스를 구성해보았다. 그리고 어떤 정보들(문서)이 생성되어야 하는지 리스트를 정리하였다.

'프로세스 흐름도-글 쓴이 직접 작성'

 실제 이런 흐름도를 기준으로 부서별 양식을 모두 모아 표준화 작업을 진행해야 하나 인력문제, 실무 문제 등 여러 요인으로 인해 현재는 급한곳 부터 진행하고 있다.

 

 부서별 사용하는 양식이 달라 모두 표준화 하기는 어려움이 있기에 대신 할수 있는 방법은 엑셀과 같은 스프레드시트형 구조를 고려하여 컬럼의 속성 값들을 통일 시켜 관리하도록 하였다. 이부분은 이해를 시켜야 하는 부분도 있지만, 강제로 해야 하는 경우가 생긴다. 이렇게 속성을 표준화하면 엑셀의 집계함수 또는 sql과 같은 프로그램을 이용해서 취합 및 집계를 내어 정보를 만들수 있게 되는 것이다.

 

 또한 재고 관리를 위하여 ERP도입을 검토하고 있는데, ERP도입을 하는 것은 회사 업무를 표준화 하는 것도 중요하지만, 기업에 맞는 프로그램을 찾는 것도 중요하다. 따라서 회사 특징에 맞추어 진행해야한다. 중소형 기업은 업무를 해나가는 것도 바쁜데 프로그램도입 및 TFT업무까지 해야하니 불만이 많이 발생 할수 밖에 없다. 인원이 왜 충원되어야하는지 설득하는 것도 중요하다.

 ERP패키지를 도입하는데 비용은 5천만원~4억 외산 SAP같은경우는 00억 이상이 들수 있기에 신중하게 접근해야한다. 현재 저가형 ERP인 ECOUNT를 커스텀 하고, ECOUNT API와 VBA 및 mariaDB를 이용해서 프로토타입을 만들어 나가고 있다. 이런 작업이 없이 외부 업체와 컨텍하여 진행하게 되면 컨설팅 기간이 길어지고 비용이 많이 늘어나게 될 수 있다. 업체들은 자기들과 처음부터 하자고 하겠지만(그리고 ERP자격증에서는 커스텀을 최소화하라 하는 등), 내부 직원이 해당 개선 활동을 이해하고 적응하는데 필요한 시간과 우리가 원할때 소통이 잘 되지 않으므로 패키지에 처음부터 맞출 생각이 아니라면 내부에서 먼저 정리하고 시작하는 것이 좋을 것 같다.

(모든 프로젝트를 추진함에 있어서 내부 진단이 중요하다.

'VBA DB INSERT FROM-글 쓴이 직접 제작>

 마지막으로 교육은 정말 중요하다. 중간 관리자의 부재로 사원들은 보고 배울 만한 것이 없었다는 것이 문제가 된다. 이 비어 있는 요소들을 채우기 위해서 외부인력들의 경험을 공유하는 것도 중요하지만 내외부 교육이 병행되어야 한다. 따라서 개선활동에 교육이 포함되어야 하는 것이며 어떤 교육을 해야하는지 잘 정해야 한다. 당장 엑셀 교육을 시킬때도 외부에서 불러오는 교육은 통계분석을 교육하는 경우도 많다. 실제 당장 적용해야 하는 엑셀은 어떻게 자료를 입력하는 것이 빠른지 데이터 타입은 어떻게 쓴는 것이 오류가 안생기는지 자료를 왜 시트별로 나누어야하는지 그리고 어떤 함수들을 사용해야하는지 교육하는 것이 중요하다.

 데이터타입은 정수, 실수, 날짜를 표기하는 것을 말하는데 1월1일, Jan-01, 2022년 1월 1일, 2022-1-1 이렇게 표현을 할때 2022-01-01로 표기하는것이 바른 표기가 되는 것이다. Jan-01은 몇년도인지 알수 없기에 연속된 자료에서는 오류가 발생할수 있으며 년도가 맞지 않는다면 잘못된 집계가 되는 것이다.

 자료를 시트별로 또는 파일별로 나눈다는 것은 중복된자료를 생성하지 않기 위함이며, 공통된 기준을 다함께 사용하겠다는 것이다. 이를 위해 AccessDB나 mariaDB, mssql 등 데이터베이스를 사용하거나 ERP를 도입하는 것이다.

 

 이런 기본적인 개선 활동부터 이루어지고 나서 공장의 생산성 증대, 구매비용 절감등 단계를 밟아나가는 것이 좋다 생각되고 그렇게 진행하고자 계획하고 있다.